ConsultingServices.aiKI-Consulting für KMUMillionen Dokumente. KI findet, versteht und warnt – automatisch.
Mietverträge in Ordnern, Fristen in Excel und Klauselprüfung per Hand. Bei wachsenden Portfolios ist das ein strukturelles Risiko. KI-Dokumentenmanagement liest, klassifiziert und überwacht alles – mit 50–80 % weniger Suchaufwand.
KI erkennt & klassifiziert automatisch
ROI: 50–80 % weniger Suchaufwand
Das alte Problem
Ab 50+ Objekten verliert man die Übersicht: Wo liegt der aktuelle Mietvertrag für Objekt 37? Wann läuft die Kündigungsfrist für Mieter XY ab? Welche Verträge enthalten eine problematische Schönheitsreparaturklausel? Diese Fragen kosten Stunden – oder werden im Stress vergessen, was zu teuren Versäumnissen führt.
Die KI-Lösung
OCR + ein spezialisiertes KI-Modell liest jeden Scan und jedes PDF aus – egal ob Fax-Scan oder handschriftliches Protokoll. Es erkennt Dokumenttyp, extrahiert Mietdauer, Fristen, Parteien und markierte Klauseln. Alle Dokumente werden volltext-durchsuchbar und zentral indexiert. Ablaufende Fristen erzeugen automatisch Warnungen, lange bevor sie kritisch werden.
Was die KI konkret erkennt & extrahiert
OCR & Texterkennung
Verarbeitet gescannte PDFs, Fotos und digitale Dokumente. Auch handschriftliche Protokolle und schlechte Scan-Qualität werden zuverlässig ausgelesen.
Automatische Klassifizierung
Das Modell erkennt den Dokumenttyp (Mietvertrag, Kaufvertrag, Gutachten etc.) und vergibt Metadaten wie Objekt-ID, Mieter, Datum und Laufzeit.
Fristen & Kündigungen erkennen
Mietlaufzeiten, Optionsfristen, Wartungsintervalle und Behördenfristen werden automatisch extrahiert und in einen Fristenkalender überführt.
Klausel-Check
Das Modell erkennt potenziell unwirksame oder risikobehaftete Klauseln (z.B. Schönheitsreparaturen, Index-Klauseln) und markiert diese zur Überprüfung.
Zusammenfassungen erstellen
Für jeden Vertrag wird automatisch eine strukturierte Zusammenfassung mit den wichtigsten Eckdaten erstellt – lesbar in unter 30 Sekunden.
Rechtssichere Ablage
Revisionssichere Archivierung mit Versions-Tracking, Zugriffsprotokoll und optionalem On-Premise-Betrieb für maximale DSGVO-Konformität.
So läuft die Implementierung
Dokument-Audit & Inventur
Wir erfassen gemeinsam, welche Dokumenttypen vorhanden sind, wo sie liegen (Ordner, SharePoint, E-Mail) und welche Fristen-Kategorien relevant sind.
KI-Modell trainieren & kalibrieren
Das Modell wird auf Ihre Dokumenttypen und Klausel-Muster spezialisiert – damit Erkennung und Extraktion auf Ihrem Portfolio hochpräzise sind.
Bestandsdokumente importieren
Alle vorhandenen Dokumente werden einmalig batch-verarbeitet, klassifiziert und mit Metadaten versehen. Ab dann läuft neue Eingangspost automatisch durch das System.
Fristen-Monitoring aktivieren
Automatische Erinnerungen 90, 30 und 7 Tage vor ablaufenden Fristen – per E-Mail, Teams-Nachricht oder direkt im Hausverwaltungssystem.
Wie viele Dokumente liegen bei Ihnen unstrukturiert?
In einem kostenlosen Gespräch zeigen wir, wie schnell wir Ihr Dokumenten-Chaos in ein vollständig durchsuchbares, Fristen-überwachtes System verwandeln.
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