Konkrete Ausgangslage
Der Use Case lohnt sich, wenn wiederkehrende Aufgaben heute manuell geprüft, kopiert, beantwortet oder zwischen Systemen weitergereicht werden.
ConsultingServices.aiAI Consulting for SMEsUse Case in Detail
Accounts Payable Automation
Elevate the dark processing rate to a new level: Vision models and LLMs read scans, PDFs, and e-invoices, match them at the line-item level with the ERP purchase order (PO), and automatically post them in the financial accounting.
When is this Use Case Worth It?
The Typical Bottleneck (Problem)
- Thousands of invoices create extreme efforts in accounts payable.
- Regular OCR (Optical Character Recognition) fails with discrepancies.
- Errors and delays cost discount advantages.
The Ideal AI Solution
Instead of rigid regex templates, we use multimodal GenAI (Document AI). The AI understands semantics: "Total Due", "Total Amount", and "Final Value" are identified without errors. Item 1 on the invoice is mapped to item 2 from the SAP system, discrepancies are sent for clarification to the responsible person, the rest goes through immediately.
Less suitable if: Small businesses with 20 incoming invoices per month (A simple Datev integration is sufficient here).
Business Impact
Measurable Results
>80%Dark Processing
Invoices touchless from inbox to ERP booking.
-60%Process Costs
Reduced costs per transaction in the shared service center.
100%Discount Rate
No more missed invoices and deadline breaches.
How Does It Work in Practice?
1
Intelligent Ingestion
Emails from "invoice@" are unpacked, scans are denoised, and images are structured into JSON format via Document AI.
2
Three-Way Match
The model automatically checks 1. Invoice, 2. Purchase Order, and 3. Goods Receipt from the ERP for consistency (quantity, price, tax).
3
Human Exception Handling
If something is wrong (price increase, unclear quantity), the AI flashes a clarification window exactly on the PDF for the human to see.
Frequently Asked Questions
Typical Objections & Risk Management
"Our suppliers send terrible, handwritten notes. Is that possible?"
Multimodal networks (like GPT-4o OCR) now have astronomical success rates even with scribbled notes. While there is still no 100% for handwriting, the routing system will throw anything below 98% confidence back to your team for safety.
"Who is liable if an incorrect amount is transferred?"
The booking is made, not the initiation of the payment run! All postings still go through the regular bank approvals (four-eye principle).
Scale Finances Anew
Free your accounting from mindless typing work. Start the automation project.
Book Potential DiscussionVertiefung
Ausgangslage, Wirtschaftlichkeit und Umsetzung.
Damit ein Use Case nicht nur interessant klingt, muss er in Prozessvolumen, Datenlage, Risiko und messbarer Wirkung übersetzt werden.
ROI-Logik
Der wirtschaftliche Hebel entsteht meist aus eingesparter Bearbeitungszeit, weniger Fehlern, schnellerer Reaktionszeit und besserer Auslastung vorhandener Teams.
Umsetzung in 4 Schritten
- Ist-Prozess und Volumen erfassen: Welche Vorgänge kommen wie oft vor und wie lange dauert die Bearbeitung?
- Daten- und Systemzugang prüfen: Welche Quellen, Freigaben und Schnittstellen werden benötigt?
- Pilot mit klaren Qualitätskriterien bauen: Testfälle, Fallbacks und Human-in-the-Loop definieren.
- Wirkung messen: Zeitersparnis, Fehlerquote, Durchlaufzeit und Akzeptanz im Team vergleichen.
Entscheidungsfragen vor dem Pilot
- Ist der Prozess häufig genug, damit Automatisierung einen echten Hebel hat?
- Sind die benötigten Daten digital verfügbar oder realistisch erschließbar?
- Gibt es klare Regeln, wann die KI handeln darf und wann ein Mensch freigeben muss?
ROI-Beispiel
Konservative Beispielrechnung
Das entspricht rund 24.000 EUR manuellem Jahresaufwand. Bei 30 Prozent Entlastung entsteht ein rechnerisches Potenzial von ca. 7.200 EUR pro Jahr.
Die tatsächliche Wirtschaftlichkeit hängt von Prozessvolumen, Datenqualität, Integrationsaufwand und Freigabeanforderungen ab.Annahmen
- 500 Vorgänge pro Monat
- 8 Minuten manuelle Bearbeitungszeit
- 45 EUR interne Vollkosten pro Stunde
- 30 Prozent realistisch automatisierbarer Anteil